お世話になっております！新入社員の道守みちるです！
先日、資料送付のご案内メールを1日に7通打ちました。宛名と日付以外、ほぼ同じ文面です。
7通目で、わたしは「いつもお世話になっております」を「いつもお世話にっております」と打って、そのまま送信しました。にっております。何をにっているのか、自分でも分かりません。
謝罪のメールを8通目として送りながら、思いました。
毎回おなじ文面を手で打つの、そろそろやめられないでしょうか？
この記事で扱うのは、この3つです。📝
- コピペ運用の、どこが問題なのか
- Gmailのテンプレート機能の使い方（有効化から挿入まで）
- テンプレートに向く文面と、向かない文面
「下書きからコピペ」の、どこが問題なのか🤔
わたしがそれまでやっていたのは、過去に送ったメールを検索して、本文をコピーして、貼り付けて、宛名を直す、という方法です。これはこれで動きます。ただ、地味に穴があります。
- 直し忘れる：前の会社名が1か所だけ残っていた、という事故が起きます
- 探すのに時間がかかる：「たしか先月送った」を探すのが、意外と面倒
- 人によって文面が違う：同じ用件なのに、担当者ごとに書きぶりが変わる
【Point】3つ目が地味に大きいと思っています。コピペ運用は個人の手元にたまるので、会社の資産になりません。その人が休んだ日に、同じ品質のメールが出せなくなります。
Gmailの「テンプレート」を有効にする
Gmailには最初からテンプレート機能が入っています。ただし初期状態では止まっています。まず有効にするところから始めます。
Googleの公式ヘルプ「Gmail でテンプレートを作成する」に書かれている手順は、こうです。
- パソコンでGmailを開く
- 右上の設定アイコンから［すべての設定を表示］をクリック
- 上部の［詳細設定］をクリック
- ［テンプレート］の横にある［有効にする］をクリック
- 下部の［変更を保存］をクリック
【最重要】公式ヘルプに明記されていますが、Gmailのメールテンプレートを有効にして使えるのは、パソコンだけです。スマートフォンのGmailアプリでは使えません。外出先で使うつもりだった方は、ここで一度立ち止まってください。わたしは立ち止まりました。
作る、そして挿入する
テンプレートを作る
- Gmailを開いて、左上の［作成］をクリック
- ［作成］ウィンドウに、テンプレートにしたい文面を入力する
- ウィンドウ下部のその他アイコンから［テンプレート］をクリック
- ［下書きをテンプレートとして保存］→［新しいテンプレートとして保存］をクリック
すでにあるテンプレートを直したいときは、［下書きをテンプレートとして保存］から［テンプレートを上書きする］を選んで、対象を選んで［保存］です。
テンプレートを使う
- ［作成］をクリック
- ウィンドウ下部のその他アイコンから［テンプレート］をクリック
- ［テンプレートを挿入］でテンプレートを選ぶ
- 残りの部分（宛名や日付）を書いて［送信］
ひとつ注意点。公式ヘルプに「削除したテンプレートは復元できません」と書かれています。整理するときは、少し慎重に。
| 文面の種類 | テンプレート化 | 理由 |
|---|---|---|
| 資料送付のご案内 | 向いている | 毎回ほとんど同じ |
| 日程調整の初回連絡 | 向いている | 骨組みは共通、日付だけ差し替え |
| 請求書の送付連絡 | 向いている | 完全に定型 |
| 問い合わせの一次受付 | 向いている | 「受け取りました」は毎回同じ |
| お詫び・お断り | 骨組みだけ | 事情が毎回違う。そのまま送ると伝わる |
| 初めての相手への挨拶 | おすすめしない | 定型感が最も出てはいけない場面 |
一歩先──フィルタと組み合わせて自動返信にする
ここからは、わたしもまだ試している最中の話です。
公式ヘルプには「メッセージへの自動返信を作成する」という項目があり、テンプレートを自動返信として送るには、フィルタを作成する必要があると書かれています。手順としては、検索ボックスから検索オプションを開いて条件を入れ、［フィルタを作成］を押したあと、［テンプレートを送信］にチェックを入れてテンプレートを選ぶ、という流れです。
たとえば「問い合わせフォームからのメールには、自動で受付完了の返信を送る」といった使い方ができます。Googleフォームで受付を作る話と組み合わせると、受付から一次返信までが手を離れます。
ただし、自動で返信を送るというのは、間違った相手にも自動で送るということでもあります。条件の指定を間違えると、関係ない人に「お問い合わせありがとうございます」が飛びます。わたしはまだ本番では設定していません。試す方は、まず自分宛てで確かめてからにしてください。
で、正直なところ
【結論】テンプレートで減るのは「打つ時間」ではなく、「打ち間違える回数」のほうでした。
正直に言うと、時間はそこまで劇的には減っていません。もともとコピペで済ませていたので、5分が3分になったくらいです。でも、宛名の直し忘れと、にっております系の誤字は明らかに減りました。わたしにとっては、そちらのほうが価値が大きい。
もうひとつ気づいたことがあります。テンプレートを作るには、いったん「これが標準の文面です」と決めなければいけません。この作業が、意外と大変で、意外と良かった。「この一文、いらなくない？」という会話が社内で起きたからです。ツールの導入というより、文面の棚卸しに近い作業でした。
一方で、なんでもテンプレートにするのは違うとも思っています。相手が困っているときのメールまで定型にしてしまうと、たぶん伝わるべきものが伝わりません。そのあたりの線引きは、正直まだ自分の中で固まっていません。
なお、そもそもメール自体を減らせないか、という話もあります。社内の連絡はチャットに寄せたほうが早い場面も多くて、そのあたりはGoogle Chatの入門記事のほうに書かれています。
参考にした資料
- Gmail ヘルプ「Gmail でテンプレートを作成する」
https://support.google.com/mail/answer/14864208?hl=ja
