お世話になっております！新入社員の道守みちるです！
先日、社内向けの説明会の申込受付を任されました。「メールで送ってもらって、Excelにまとめておいて」という、ごく普通のやり方です。
結果、わたしは1件飛ばしました。件名が返信の返信になっていて、埋もれていたのです。あと、氏名の欄に部署名を入れてしまった行が3行ありました。転記のときに列がずれていました。
落ち込みながら思いました。
この「メールで受けて、手で写す」作業、そろそろやめられないでしょうか？
この記事で扱うのは、この3つです。📝
- そもそも手作業の受付は、何がつらいのか
- Googleフォームで何が変わるのか（と、実際の設定手順）
- 向いていない場面と、つまずきやすいところ
手作業の受付は、何がつらいのか🤔
わたしがつまずいた原因を並べてみると、きれいに3つに分かれました。
- 入り口がバラバラ：メール本文、返信、電話のメモ、口頭。集まる場所が一つではない
- 形式がバラバラ：「氏名」と書いても、フルネームの人と苗字だけの人がいる
- 写す作業が発生する：人間が手で写す以上、必ず一定の割合で間違える
【Point】ミスをしたのはわたしですが、原因はわたしの注意力ではなく、写す作業が存在することのほうだと思いました。注意力で解決しようとすると、来月も同じことが起きます。
Googleフォームは、結局なにをしてくれるのか
Googleフォーム（Google Forms）は、質問に答えてもらう形の入力画面を作れるサービスです。Googleアカウントがあれば使えます。
やってくれることは、シンプルに言えば2つです。
- 入り口を1つにする：URLを1本配れば、全員が同じ場所に入力してくれます
- 形式を揃える：選択式にすれば表記ゆれが起きません。必須項目にすれば空欄で送れません
そして、いちばん効くのが次の機能です。
回答をスプレッドシートに流す──ここが本体
【最重要】Googleフォームの本当の価値は、「入力してもらえること」ではなく「入力された内容が、そのまま表になること」です。ここを設定しないと、手作業は半分しか減りません。
Googleの公式ヘルプ「フォームの回答の保存先を選択する」に書かれている手順は、こうです。
- Googleフォームでフォームを開く
- 上部の［回答］→［概要］をクリック
- 右上のその他アイコンから［回答の送信先を選択］をクリック
- 「新しいスプレッドシートを作成」または「既存のスプレッドシートを選択」を選ぶ
- ［作成］または［選択］をクリック
これだけです。以降、誰かがフォームに答えるたび、スプレッドシートに1行ずつ積み上がっていきます。わたしが手で写していた作業が、まるごとなくなります。
ちなみに公式ヘルプには、回答をスプレッドシートに保存するとデータが自動的にテーブル形式になり、形式と構造が設定されるとも書かれています。自分で罫線を引く必要もありません。
| 比べるところ | メールで受ける | フォームで受ける |
|---|---|---|
| 入り口 | 本文・返信・電話とバラバラ | URL1本 |
| 表記のゆれ | 起きる | 選択式なら起きない |
| 記入漏れ | あとで問い合わせが必要 | 必須設定で防げる |
| 一覧化 | 人が写す | 自動で1行ずつ増える |
| 柔軟さ | 何でも書いてもらえる | 想定外の内容は書きにくい |
| 相手の手間 | いつものメールでよい | リンクを開いてもらう必要がある |
つまずきやすいところ
① 権限は自動では揃わない
公式ヘルプに明記されているのですが、新しい回答用スプレッドシートを作ると、フォームの共同編集者は自動的にそのスプレッドシートにアクセスできるようになります。ただしその後にフォームの権限を変更しても、自動的には同期されません。アクセス権を変えたいときは、フォームとスプレッドシートの両方で個別に更新する必要があります。
「フォームから外したのに、シートはまだ見えていた」という事故は、ここで起きます。
② 消したものは戻らない
こちらも公式ヘルプの記載です。フォームから回答を削除した場合、元に戻すことはできません。また、スプレッドシートを削除してもフォームは削除されず、フォームを削除してもスプレッドシートは削除されません。2つは別のファイルです。
③ 個人情報を集めるなら、その先も考える
氏名やメールアドレスを集めるということは、それを預かるということです。誰がそのシートを見られるのか、いつ消すのか。フォームを作る前に一度考えておいたほうが、あとが楽です。この手の「どこまで扱っていいのか」の話は、生成AIに社内情報を入れる話とも地続きだと思っています。
向いていない場面もあります
何でもフォームにすればいい、とは思いませんでした。
- 相手が数人しかいない：3人にメールで聞くほうが早い場面はあります
- 相手がリンクを開きにくい：取引先の環境や年齢層によっては、メールのほうが確実なことも
- 相談ごとを聞き取りたい：決まった項目に落とし込めない話は、フォームだと取りこぼします
わたしの感覚では、同じ形の情報を、10人以上から、繰り返し集めるときにいちばん効きます。逆に、一回きりで人数が少ないなら、無理に変えなくていいと思います。
この「どこから手をつけるか」の考え方は、小さく始めるDXの記事のほうに書きました。受付業務は、たぶんかなり「小さく始めやすい」ほうの仕事です。
で、正直なところ
【結論】フォームを作るのは10分ですが、難しいのは「何を聞くか」を決めることのほうでした。
わたしは最初、聞きたいことを全部入れて、質問が14個あるフォームを作りました。作ってから読み返して、自分で「これは答える気にならないな」と思って、7個に減らしました。減らす作業のほうが、作る作業より時間がかかりました。
あと、正直に書いておくと、フォームに変えたからといって受付作業がゼロになるわけではありません。届いた内容を見て判断する仕事は残ります。減ったのは「写す」ところだけです。ただ、わたしが間違えていたのは、ちょうどその「写す」ところでした。
もっと大きな自動化──たとえば申込が来たら自動で返信を送る、といったところまでは、まだわたしは手を出せていません。できるようになったら、また書きます。
参考にした資料
- Google ドキュメント エディタ ヘルプ「Google フォームの使い方」
https://support.google.com/docs/answer/6281888?hl=ja - Google ドキュメント エディタ ヘルプ「フォームの回答の保存先を選択する」
https://support.google.com/docs/answer/2917686?hl=ja - Google ドキュメント エディタ ヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」
https://support.google.com/docs/answer/139706?hl=ja
