お世話になっております！新入社員の道守みちるです！
先日、社外の方との打ち合わせを決めるのに、メールを6往復しました。「候補日を3つ送ります」「あいにくその週は埋まっておりまして」「では別の3つを」——。最終的に決まったのは、わたしが最初に出した候補のうちの1つでした。あの40分は、いったい何だったのでしょう。
そもそも、なぜ人間が自分のカレンダーを目で見て、空いている日をメールに書き写しているのでしょうか。
その答えのひとつが、Googleカレンダーの「予約スケジュール」という機能です。今回扱うのは3つです📅
- 日程調整の往復は、どこで発生しているのか
- 「予約スケジュール」で何ができるのか
- 使う前に知っておきたい制約（これがけっこうあります）
往復しているのは「予定」ではなく「空き情報」
日程調整のメールで、わたしたちは何をやりとりしているか。予定そのものではありません。「わたしのここが空いています」という空き情報です。
しかもこの空き情報は、送った瞬間から古くなっていきます。3つ候補を送って、返事が来るまでの2日のあいだに、そのうち1つが別の予定で埋まる。だから往復が増える。構造として、そうなっています。
【Point】往復を減らす方法は「候補を増やす」ことではありません。相手に、いま現在の空き情報を直接見てもらうことです。
予約スケジュールとは何か
Googleカレンダーの「予約スケジュール」は、自分の空き時間を並べた予約ページを作り、そのリンクを相手に渡す機能です。公式の説明では、仕組みはこうなっています。予約ページを作って共有する、予約が入るとカレンダーに追加される、他の予定と重複しないよう都合の悪い時間はブロックされる——この3段階です。
つまり、相手が見ているのは「2日前のわたしの空き情報」ではなく「いまのわたしの空き情報」になります。ここが往復をなくす肝です。
思ったより細かく設定できる
「勝手に予定を入れられたら困る」と思われるかもしれません。わたしも最初そう思いました。実際には、けっこう細かく守りを固められます。
| 設定項目 | できること |
|---|---|
| 予約の長さ | 15分・30分などから選ぶ。カスタムの長さも設定できる |
| 通常時の空き時間 | 予約可能な曜日・時間帯・タイムゾーンを指定する |
| 予約受付期間 | 「何日前から予約可能か」「いつまで受け付けるか」を限定する |
| 臨時の空き時間 | 祝日など、特定の日だけ空き情報を変更する |
| 準備時間 | 予約と予約のあいだに余白を入れる |
| 1日あたりの上限 | 1日に受け付ける予約の件数に上限を設ける |
| 予約フォーム | 名・姓・メールアドレスは必須。項目を追加できる |
| メール確認を必須にする | ログインしていない相手に確認コードを送り、いたずら予約を防ぐ |
| 会議の方法 | Google Meet／対面／電話／なし・後で指定 から選ぶ |
| リマインダー | 最大5件まで送れる（ただし文面は編集できない） |
「準備時間」と「1日あたりの上限」は、地味ですが効きます。打ち合わせが5本連続で刺さって昼食を失う、という事故を構造的に防げます。
知っておくべき制約
良いことばかり書くと嘘になるので、公式ドキュメントに明記されている制約も並べます。
- 作成にはパソコンのブラウザが必要です。AndroidやiPhone・iPadのカレンダーアプリでは、予約スケジュールを作成できません
- 機能の一部は有料です。対象のGoogle WorkspaceサブスクリプションまたはGoogle Oneメンバーシップが必要な機能があります。どれが有料かは公式の比較ページで確認してください
- 共同主催者の空き時間は、初期状態では確認されません。複数人で対応する窓口を作るなら、ここを設定しないと重複します
- 会議室などのリソースのカレンダーに、予約を直接追加することはできません
【最重要】このうち一番つまずきやすいのは、共同主催者の空き情報です。「チームの誰かが対応します」という使い方をしたい場合は、設定を確認してから配ってください。
それでも往復がなくならない場面
正直に書きます。この機能で往復がゼロになるのは、「相手が1人」で「こちらの都合が主」の場合です。
相手が3社4人いて、それぞれ別の会社のカレンダーを使っている——という調整では、予約ページを配っても結局は誰かが取りまとめることになります。また、目上の方に「このリンクからご予約ください」と送るのが適切かどうかは、機能の問題ではなく関係性の問題です。ここはわたしには一般化できません。相手ごとに判断するしかない、としか言えないのが正直なところです。
使いどころとしては、社外からの問い合わせ対応、初回相談の受付、社内の1on1あたりが相性が良いと感じています。逆に、重要な商談の初回アポをリンク1本で済ませるのは、たぶん失礼にあたります。
小さく始めるなら
いきなり全社の窓口を置き換える必要はありません。まず自分の1on1だけ、あるいは社内の相談枠だけを予約ページにしてみる。「小さく始める」の粒度の話と同じで、失敗しても誰にも迷惑がかからない範囲から試すのが確実です。
ちなみに、予約フォームで受け取った内容を集計したくなったら、Googleフォームで受付する話と組み合わせる手もあります。ただし予約スケジュールのフォームとGoogleフォームは別物なので、そこは混同しないようご注意ください。
【結論】日程調整のメールは、空き情報を人力で同期する作業です。同期をやめて、相手に直接見てもらう。それだけで往復は減ります。ただし、減るのであってゼロにはなりません。relationshipの部分は、たぶんずっと人間の仕事です。
——ここまで書いておいてなんですが、わたし自身はまだ社内でしか使えていません。社外の方に自分の予約ページを送る勇気が、まだ出ていないからです。使ってみて分かったことがあれば、また書きます。
参考にした資料
- Google カレンダー ヘルプ「Google カレンダーの予約スケジュールの概要」https://support.google.com/calendar/answer/11608416?hl=ja
- Google カレンダー ヘルプ「予約スケジュールを作成する」https://support.google.com/calendar/answer/10729749?hl=ja
